Внедрение КИС НБУ «Энерго»

(Корпоративная Информационная Система Налогового и Бухгалтерского Учета)

Ключевые подходы «АФМ-Серверс» к внедрению

Наиболее важной и востребованной услугой компании ООО «АФМ-Серверс» является реализация проектов внедрения системы Корпоративной системы бухгалтерского и налогового учета (КИС НБУ) «Энерго» на многофилиальных предприятиях.

Прежде всего, это предприятия электроэнергетики – сетевые и генерирующие компании - реорганизованные в ходе реформы отрасли. Однако программные продукты и подходы «АФМ-Серверс» могут применяться в иных отраслях, особенно тех, для которых характерно сложное дорогостоящее основное оборудование и наличие инженерных сетей.

Технология внедрения «АФМ-Серверс» имеет ряд отличительных особенностей, ноу-хау, которые позволяют гарантированно запустить систему учета одновременно на большом количестве филиалов и гарантированно сформировать бухгалтерскую и налоговую отчетность в первый после начала внедрения отчетный период.

Приведем следующие наиболее важные особенности технологии внедрения КИС НБУ «Энерго»:

1. Система внедряется одновременно в исполнительном аппарате и на всех филиалах в течение одного отчетного периода (что не исключает ее совершенствование в последующем с целью полного удовлетворения требованиям Заказчика);
2. Параллельный учет в старой системе в период опытной эксплуатации не производится. Все силы специалистов Заказчиков сосредоточены на освоении КИС НБУ «Энерго»;
3. Обучение работе бухгалтеров Заказчика в КИС НБУ «Энерго» проводится самостоятельно при помощи учебного тренажера, который устанавливается на каждом рабочем месте. Тренажер включает чистую и эталонную учебные базы. Каждый бухгалтер в процессе обучения должен довести чистую базу до состояния эталонной, сформировать учебную отчетность. По желанию заказчика обучение персонала может проводиться сотрудниками «АФМ-Серверс» в очном режиме в учебных классах, предоставленных заказчиком;
4. Поддержка пользователей в ходе внедрения осуществляется при помощи интернет-форума на сайте «АФМ-Серверс». Благодаря форуму, к которому должны быть подключены все участники проекта, резко снижается количество однотипных вопросов и повышается качество ответов на вопросы бухгалтерского учета. На форуме в специальных разделах размещаются патчи, для обновления КИС НБУ «Энерго» силами ИТ-службы Заказчика;
5. Производится минимально-необходимое количество выездов консультантов и программистов на филиалы Заказчика. Реализация данного принципа направлена на снижение стоимости услуг «АФМ-Серверс». Но не менее важным является то, что такой подход позволяет сконцентрировать усилия консультантов «АФМ-Серверс» на проблемных филиалах, то есть там, где присутствие консультантов действительно необходимо.

Наряду с указанными подходами в проекте внедрения применяются и традиционные проектные методики: создание совместно с Заказчиком проектной команды, предварительное обследование, разработка ТЗ на внедрение, доработка системы по результатам опытной эксплуатации, передача системы в промышленную эксплуатацию.

Компания «АФМ-Серверс» всегда настаивает на выполнении Заказчиком разработанных ей технологий внедрения, но при этом стремиться, как можно глубже учитывать специфику каждого Заказчика.

Совокупность технологий внедрения систем бухгалтерского и налогового учета «АФМ-Серверс» получила название «Система гарантированного внедрения» и прошла сертификацию на соответствие стандарту качества ISO 9001:2008.

Внедрение новой системы автоматизации бухгалтерского и налогового учета является совместной работой консультантов и специалистов Заказчика. График работ должен быть составлен с учетом объективных возможностей Заказчика по предоставлению или согласованию необходимой информации. К такой информации относятся:

• Учетная политика предприятия, детализированная до отдельных участков учета и алгоритмов;
• Детальный план счетов, со всеми аналитиками;
• Начальные остатки по бухгалтерскому и налоговому учету;
• Требования к интеграции с системами управленческого учета, системами банк-клиент и электронной отчетности.

Типовой план внедрения КИС НБУ «Энерго» включает следующие этапы (Таблица 1):

Таблица 1. Типовой календарный план внедрения КИС НБУ «Энерго»

	Наименование этапа	Ориентировочные сроки	Результат
1.	Анализ бизнес процессов. Разработка ТЗ на внедрение КИС НБУ Энерго.	От двух недель до 1 месяца	Техническое задание на внедрение согласованное с Заказчиком.
2.	Настройка системы в соответствии с ТЗ. Установка системы на серверах Заказчика	Около 1 месяца, параллельно с этапом 1.	Настроенное в соответствии с ТЗ ПО КИС НБУ «Энерго».
3.	Передача Заказчику неисключительных прав на ПО КИС НБУ «Энерго» в требуемом объеме.	Одновременно с завершением этапа 2	Лицензия на необходимое количество серверных частей и неограниченное количество р.м.
4.	Обучение работников службы ИТ администрированию КИС НБУ «Энерго». Обучение бухгалтеров с использованием учебного тренажера.	Около 2 недель. Выполняется одновременно с этапом 2.	Персонал готовый к началу работы с системой. Сертификаты о прохождении обучения.
5.	Перенос начальных остатков (Производится совместно со специалистами заказчика, которые осуществляют выверку данных)	1-2 месяца в зависимости от готовности Заказчика	Готовность системы к первому формированию отчетности
6.	Опытно-промышленная эксплуатация системы. Передача системы в промышленную эксплуатацию.	Выполняется после завершения этапа 4. 2-5 месяцев. До завершения сдачи отчетности за первый или второй отчетные периоды (в зависимости от сложности учета).	В первом отчетном периоде после начала внедрения: сформированная в в КИС НБУ «ЭНЕРГО» бухгалтерская и налоговая отчетность. По завершению внедрения: Действующая система, отвечающая требованиям заказчика в полном объеме.
*	Сопровождение системы (в рамках отдельного договора): Консультации; Обновления ПО согласно законодательству Модификации системы на основе заявок	1 год, с возможностью продления	Поддержка КИС НБУ «Энерго» в соответствии с текущем законодательством. Решение текущих вопросов учета. Развитие системы в соответствии с изменением требования Заказчика.

Общий срок внедрения составляет:

• 1 квартала + 1 месяц при достаточно простом учете;
• не менее 2 кварталов +1 месяц для крупного многофилиального предприятия.

На предоставленное ПО КИС НБУ «Энерго» действует гарантия 1 год после подписания последнего акта сдачи приемки, предусматривающая в течение этого срока бесплатное устранение выявленных ошибок.

Указанная методология была впервые применена в ходе внедрения КИС НБУ «Энерго» на 102 филиалах ОАО «ФСК ЕЭС» в 2003 году и в дальнейшем применялась во всех проектах внедрения КИС НБУ «Энерго».

В следующем разделе каждый этап внедрения описан более детально.

Этапы внедрения КИС НБУ «Энерго»

Анализ бизнес процессов

Этот этап является важной частью работ, так как обеспечивает понимание специфики бизнес-процессов Заказчика, состав входных и отчетных документов. На данном этапе должна быть выявлена потребность сотрудников и руководителей в учетной, плановой, аналитической информации. Кроме того должны быть согласованы методики бухгалтерского и налогового учета, которые будут применяться в условиях автоматизации.

В ходе этапа представители службы учета и отчетности (бухгалтерии) Заказчика должны быть готовы решить с консультантами следующие вопросы:

• предоставить и обсудить учетную политику предприятия;
• методики закрытия периода;
• дать информацию о специфических для данного предприятия особенностях учета (есть ли курсовые разницы, есть ли учет спецодежды, договоры страхования и т.п.);
• решить как будут переноситься начальные остатки (из старой системы, из передаточных актов, подготовленных оценочной компанией);
• решить, какие смежные участки (отдел капитально строительства, склад, и т.п.) должны быть автоматизированы;
• определить схему межфилиальных расчетов;
• определить порядок консолидации данных многофилиального предприятия.

Параллельно представители службы ИТ должны ознакомиться с требованиям «АФМ-Серверс» к серверным и клиентским машинам, пропускной способности локальных сетей и каналов связи, технологии обмена данными между базами 1С (для распределенных многофилиальных предприятий), обеспечить наличие системного и прикладного ПО.

Кроме этого служба ИТ должна дать информацию о необходимости интеграции системы бухгалтерского учета с иными внешними системами, действующими на предприятии (системы банк-клиент, системы бюджетирования, учета хозяйственных договоров).

Результатом первого этапа является согласованное сторонами Техническое задание на внедрение КИС НБУ «Энерго», оформленное согласно ГОСТ 34.602 – 89.

Для небольших предприятий наличие оформленного Технического задания на внедрение не является обязательным. Обследование, изучение учетной политики предприятия необходимы и в этом случае.

Настройка и установка программного комплекса

Программа КИС НБУ «Энерго» является готовым программным продуктом, однако как правило требует настройки и адаптации в соответствии с Техническим заданием.

Настройка выполняется специалистами «АФМ-Серверс». Заказчику передается уже настроенное по его нужды программное обеспечение с инструкциями по установке.

На этом этапе происходит обучение работников службы ИТ Заказчика инсталляции и администрированию программного комплекса, настройке обмена данными между филиалами и исполнительным аппаратом.

Установка выполняется как правило силами служб ИТ предприятия Заказчика при поддержке «АФМ-Серверс». По желанию Заказчика весь комплекс работ по инсталляции системы может быть выполнен специалистами «АФМ-Серверс».

Результатом этапа является программное обеспечение, установленное на сервере и клиентских местах, готовое к началу регистрации хозяйственных операций сотрудниками бухгалтерии.

Передача неисключительных прав на ПО КИС НБУ «Энерго»

По завершению установки КИС НБУ «Энерго» Заказчику предаются неисключительные права на использовании данного ПО на территории предприятия.

Традиционная политика лицензирования «АФМ-Серверс» предполагает ограничения по количеству серверных частей системы (например, по числу филиалов), однако количество рабочих мест для каждого филиала не ограничивается.

При передаче неисключительных прав оговаривается ряд других ограничений: запрещается распространение за пределами предприятия, выпуск в свет, модификация ПО.

Срок, на который передаются неисключительные права, согласуется с Заказчиком. Этот срок может быть не ограничен, но для упрощения начисления амортизации нередко устанавливается более короткий срок, соответствующий реальным перспективам эксплуатации системы на базе 1С, например, 5 или 10 лет.

Обучение пользователей и администраторов

По окончании установки программного комплекса проводится обучение специалистов заказчика по двум направлениям:

• Эксплуатация программного комплекса;
• Администрирование программного комплекса.

Для пользователей Заказчика разрабатывается специальная учебная база, организуются мероприятия по обучению. Обучение пользователей Заказчика проводится дистанционно с использованием учебного тренажера, форума поддержки, и консультационной поддержки.

Учебный тренажер является уникальной разработкой «АФМ-Серверс». Он состоит из чистой и эталонных баз КИС НБУ «Энерго», комплекта подробной учебной документации. Такой тренажер устанавливается на персональный компьютер каждого бухгалтера. При прохождении обучения бухгалтер, используя прилагаемую методику, заполняет чистую базу, имитируя производственный цикл предприятия. При этом по каждому участку вводится минимум первичных документов. В результате учебная база приходит к состоянию эталонной, формируется отчетность. Сравнение учебной и эталонной базы производится системой автоматически. По желанию заказчика учебная база может быть составлена с учетом специфики ведения учета заказчика.

При работе с учебной базой каждый бухгалтер может задавать вопросы бухгалтерам-экспертам АФМ-Серверс на интернет-форуме, по электронной почте или по телефону.

В отличие от традиционных схем обучения по участкам учета, обучение на тренажере позволяет каждому бухгалтеру увидеть всю взаимосвязь алгоритмов КИС НБУ «Энерго» и в дальнейшем грамотно решать вопросы учета в системе на своем участке.

По итогам работы бухгалтера на тренажере автоматически формируется протокол о прохождении обучения, который необходимо отправить в «АФМ-Серверс» для аттестации.

Успешно прошедшим обучение выдаются сертификаты.

Опыт показывает, что получение не менее 70% сотрудниками бухгалтерии Заказчика данных сертификатов гарантирует возможность успешного внедрения и дальнейшей самостоятельной работы в КИС НБУ «Энерго».

Получение сертификатов сотрудниками Заказчика является результатом данного этапа проекта.

Обучение администраторов 1С проводится централизовано в Исполнительном аппарате предприятия Заказчика и занимает 1-2 дня, в зависимости от уровня подготовки и сложности архитектуры решения.

По желанию заказчика обучение персонала может проводиться сотрудниками «АФМ-Серверс» в очном режиме в учебных классах, предоставленных заказчиком.

Перенос начальных остатков

Данный этап является исключительно важным, так как требует своевременного переноса в систему значительного количества данных, требующих тщательной выверки Большая нагрузка на данном этапе возлагается на специалистов Заказчика, так как только они способны проверить корректность перенесенных данных.

Для загрузки начальных остатков и справочной информации необходимо заполнить файлы в определенном формате. Шаблоны файлы загрузки остатков распечатываются непосредственно из настроенной программы. При загрузке остатков производится автоматический контроль правильности загружаемых данных, который не позволяет загрузить в систему «не корректные» данные.

Подготовка файлов для загрузки остатков может осуществляться:

• собственными силами заказчика;
• специалистами «АФМ-Серверс».

Во- втором случае специалистам «АФМ-Серверс» предоставляется доступ к унаследованным системам учета и оказываются консультации по вопросам выборки информации.

К сожалению, полностью автоматически перенести начальные остатки удается не всегда. Если ранее учет велся с применением меньшего количества аналитических разрезов, или если внедрение совпало с существенными изменениями учетной политики, то остатки должны анализироваться специалистами Заказчика и переноситься вручную.

Специалисты «АФМ-Серверс» при любых способах переноса остатков оказывают методическую и техническую поддержку, создают обработки 1С для облегчения этого процесса.

Результатом этапа является база (или несколько баз) КИС НБУ «Энерго» с корректно занесенными в нее начальными остатками по бухгалтерскому и налоговому учету. Такая база с зарегистрированными хозяйственными операциями подготовлена для корректного формирования отчетности.

Опытно-промышленная эксплуатация системы

На данном этапе происходит запуск ведения учёта в системе одновременно на всех филиалах (для многофилиальных предприятий), опытно-промышленная эксплуатация действующей системы, централизованное внесение изменений в систему согласно замечаниям Заказчика и последующая передача системы в промышленную эксплуатацию.

Особенностью подхода «АФМ-Серверс» заключается в том, что параллельный учет в старой системе не ведется. «АФМ-Серверс» гарантирует сохранение всех данных в ходе опытно промышленной эксплуатации при внесении в систему необходимых изменений.

Завершение опытно-промышленной эксплуатации следует увязывать с формированием отчетности за первый, закрываемой в новой системе отчетный период. Так если внедрение системы начато с начала года, то передачу системы в промышленную эксплуатацию целесообразно планировать на вторую половину апреля, т.е. после формирования отчетности за первый квартал.

В случае крупного многофилиального предприятия одного отчетного периода для внедрения может быть недостаточно, так как ряд проблем (особенно в части налогового учета) выявляются именно в период формирования отчетности. «АФМ-Серверс» гарантирует оперативное решение возникающих при этом проблем, однако оптимальные программные решения нередко требуют значительного времени для реализации. Таким образом, для крупных многофилиальных предприятий опытно-промышленная эксплуатация должна занимать не менее двух отчетных периодов.

При завершении второго отчетного периода Заказчик получает ощутимые результаты автоматизации в виде значительного снижения трудозатрат при закрытии периода.

Результатом этапа являются:

• отлаженная автоматизированная система, переданная в промышленную эксплуатацию;
• персонал Заказчика, готовый самостоятельно работать с системой.

Поддержка и сопровождение

Гарантийные обязательства «АФМ-Серверс»

На переданный в промышленную эксплуатацию программный комплекс предоставляется гарантия с фиксированным сроком 1 год. ООО «АФМ-Серверс» гарантирует надлежащее качество оказываемых услуг, соответствие их техническому заданию. Выявленные ошибки программного обеспечения в гарантийный период устраняются без дополнительной оплаты.

Послепродажное обслуживание

Компания «АФМ-Серверс» осуществляет информационно-технологическую поддержку созданного программного комплекса, заключающуюся:

• в регулярном обновлении системы согласно учетной политике;
• в консультациях сотрудников налоговой и бухгалтерской служб по телефону, электронной почте или с использованием специализированного закрытого форума поддержки на сайте ООО «АФМ-Серверс»;
• в мероприятиях по обучению новых пользователей.

Кроме того, по желанию Заказчика специалистами компании «АФМ-Серверс» может быть произведена модернизация системы:

• добавлены новые функции;
• разработаны новые алгоритмы и отчеты;
• разработаны и внедрены дополнительные модули;
• выполнена интеграция с внешними системами.

Срок действия технической поддержки определяется в договоре на разработку/внедрение программного комплекса. При необходимости может быть заключен отдельный договор на продление технической поддержки.

В течение всего срока внедрения и поддержки все процессы сопровождаются Системой гарантированного внедрения, прошедшей сертификацию на соответствие стандарту ISO 9001:2008.

Передача обслуживания действующей КИС НБУ «Энерго» и ПО 1С на аутсорсинг в компанию «АФМ-Серверс»

В случае, когда это целесообразно, компания «АФМ-Серверс» готова полностью взять на себя эксплуатацию системы бухгалтерского и налогового Заказчика и баз и платформы 1С на условиях аутсорсинга. В этом случае между Заказчиком и «АФМ-Серверс» заключается «Соглашение об уровне сервиса», которое определяет все эксплуатационные параметры системы КИС НБУ «Энерго».

К таким параметрам, в частности, относятся:

• Частота выполнения резервного копирования;
• Характеристики производительности системы;
• Время реакции специалистов «АФМ-Серверс» при возникновении инцидентов;
• Временные нормативы для полного устранения инцидентов;
• Обязанности при поступлении заявок пользователей.

Опыт исполнения «Соглашения об уровне сервиса» показывает эффективность такой формы сотрудничества. При таком подходе служба ИТ освобождается от специфических задач, связанных с эксплуатацией КИС НБУ «Энерго» и платформы 1С, при сохранении функции контроля над соблюдением Исполнителем обязанностей и расходами бюджета ИТ на эксплуатацию системы.